Wszelkiego rodzaju transakcje muszą być potwierdzone odpowiednimi dokumentami, które traktowane są jako dowody księgowe danej transakcji. Tego typu dowodami może być paragon czy też faktura.
Z racji tego, że oba te dokumenty są pewnego rodzaju potwierdzeniem danej transakcji, wiele osób uważa, że zbyt wiele się od siebie nie różnią. W rzeczywistości jednak paragon i faktura to dokumenty, które mają zupełnie inną rolę i z tego też względu często do paragonu wystawia się dodatkowo fakturę. Warto więc wiedzieć, kiedy wystawia się fakturę do paragonu, ile czasu mamy na wystawienie faktury do paragonu i od kiedy czas ten jest liczony, a także jak ułatwić sobie wystawianie faktur i jak uniknąć przekroczenia ustalonego terminu?
Kiedy wystawia się fakturę do paragonu?
Paragon to dokument księgowy, który wykorzystywany jest zazwyczaj przy transakcjach z prywatnymi klientami, którzy nie muszą księgować danego zakupu w żadnej ewidencji rachunkowej. W przypadku transakcji prowadzonej między firmami tego, typu dokument księgowy jest zazwyczaj niewystarczający, w takiej sytuacji konieczne jest wystawienie faktury.
Faktura to dokument księgowy, który może występować zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dokumentuje on sprzedaż towaru lub danej usługi i zawiera wszystkie dane, które wymagane są przez ustawę i różnego rodzaju przepisy wydane na jej podstawie. Faktury powinno się wystawiać w przypadku każdej transakcji, którą realizuje czynny podatnik, prowadzący działalność gospodarczą, na rzecz innego podatnika. Obowiązku tego nie ma jednak podatnik, który jest z niego zwolniony.
Klient może jednak zgłosić żądanie wystawienia faktury do paragonu, nie później niż po upływie 3 miesięcy od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru. W takiej sytuacji każdy przedsiębiorca, nawet ten zwolniony z VAT, jest zobligowany do tego, aby wystawić fakturę do paragonu na żądanie klienta. Bardzo ważną sprawą jest to, że po nowelizacji przepisów w 2020 roku, faktura może być wystawiona do paragonu wyłącznie w sytuacji, gdy paragon zawiera numer NIP podatnika. Z tego względu robiąc zakupy firmowe, trzeba pamiętać o tym, aby od razu poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury lub zadbać o to, aby na paragonie znalazł się numer NIP.
Ile mamy czasu na wystawienie faktury do paragonu?
Wystawiając fakturę do paragonu, należy pamiętać o tym, że bardzo ważną kwestią jest dotrzymywanie określonych przez prawo terminów. W przypadku wystawiania faktury dla firmy dokument ten powinien być wystawiony nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy danego towaru, realizowano usługę lub otrzymano zaliczkę.
Sytuacja wygląda nieco inaczej w przypadku terminów wystawienia faktury na rzecz osoby prywatnej, w sytuacji, gdy dana osoba zażąda wystawienia tego typu dokumentu księgowego. W takiej sytuacji termin zależny jest daty zgłoszenia tego żądania. Jeśli żądanie to zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano daną usługę lub otrzymano część, lub całość zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po tym miesiącu. Z kolei w sytuacji, gdy żądanie wystawiono po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar, zrealizowano usługę lub otrzymano część, lub całość zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia od daty zgłoszenia żądania.
Jak ułatwić wystawianie faktury do paragonu i uniknąć przekroczenia terminu?
Wystawianie faktur do paragonów i pilnowanie wszelkich ważnych terminów z tym związanych, może być dość trudnym zadaniem, szczególnie dla osób z małym doświadczeniem w tej kwestii. Z tego względu warto stosować pewne rozwiązania, które ułatwiają wystawianie faktur do paragonów i pozwolą uniknąć przekroczenia ważnych terminów.
Jednym z takich rozwiązań jest z pewnością program do faktur online, który oprócz tego, że znacząco ułatwia proces fakturowania, to posiada także funkcję przypominającą o ważnych terminach wystawienia faktur. Dzięki temu w bardzo łatwy sposób możemy uniknąć spóźnienia się z wystawianiem faktur, ponieważ program sam nam o tym przypomni.