Skuteczne metody rozwiązywania problemów przedsiębiorstwa

Problemy pojawiają się w każdym przedsiębiorstwie. Ich całkowite uniknięcie i osiągnięcie stanu idealnego jest niemożliwe. Możliwe jest natomiast dążenie do znacznego ograniczenia występowania problemów. Pomocne są przy tym metody rozwiązywania problemów przedsiębiorstwa. 

Metody z zakresu problem solving 

Istnieje wiele metod z zakresu problem solving, które są pomocne w radzeniu sobie z występującymi w przedsiębiorstwie problemami. 

Cykl PDCA

Jedną z metod rozwiązywania problemów w przedsiębiorstwie jest cykl PDCA, narzucający następujące po sobie etapy działania. Są to planowanie (ang. plan), wykonanie (ang. do), sprawdzanie (ang. check) oraz działanie (ang. act), które składają się na skrót PDCA

  • Planowanie 

Etap planowania polega na zdefiniowaniu problemu, określeniu celu działań, ustaleniu procedur i  obszaru działalności, który ma ulec usprawnieniu, oraz wyborze najkorzystniejszego wariantu działania. 

  • Wykonanie 

Na etapie wykonania następuje realizacja planu, która jest na bieżąco monitorowana i dokumentowana. 

  • Sprawdzanie 

Etap sprawdzenia polega na ocenieniu zgodności założeń wynikających z przyjętego planu z otrzymanymi wynikami. 

  • Działanie 

W sytuacji, gdy działania przynoszą pożądane skutki, następuje etap działania, czyli wprowadzania standardów i zapobiegania problemom w przyszłości. 

Burza mózgów 

Burza mózgów jest metodą służącą wywołaniu dyskusji. Składa się z części twórczej oraz oceniającej. W części twórczej, w której uczestniczy interdyscyplinarna grupa pracowników i przedstawiciele kierownictwa, liczy się przede wszystkim ilość i niekonwencjonalność pomysłów. Wszystkie zaproponowane rozwiązania są rozwijane, żadne nie jest poddawane krytyce. W części oceniającej specjaliści oceniają podane w części twórczej pomysły, decydując o ich przydatności. 

Metoda 5WHY

Metoda 5WHY polega na kilkukrotnym zadaniu pytania „dlaczego?” (ang. why) w celu znalezienia przyczyny problemu lub kilku współwystępujących problemów. Po ich wykryciu i zdefiniowaniu możliwe jest wprowadzenie odpowiednich działań korygujących i zapobiegawczych. 

Metoda 8D

Ciekawą metodą rozwiązywania problemów jest składająca się z ośmiu kroków metoda 8D, która, choć stosowana głównie przez przedsiębiorstwa z branży samochodowej, doskonale nadaje się do wykorzystania również w branżach produkcyjnej oraz usługowej. 

Zastosowanie metody 8D 

Zastosowanie metody 8D polega na wykonywaniu działań dyktowanych przez osiem filarów składowych. 

1D – Wybór grupy roboczej 

W pierwszej fazie następuje ustalenie zespołu, który będzie aktywnie pracował nad rozwiązaniem problemu przedsiębiorstwa. Zespół składa się najczęściej z od 2 do 10 osób znających zarówno produkt, jak i proces produkcji. Niezwykle istotna jest obecność przedstawicieli różnych działów, decydująca o różnorodności grupy. 

2D – Zdefiniowanie problemu 

Drugim filarem metody 8D jest prawidłowe zdefiniowanie problemu, do którego wykorzystywane są odpowiedzi na pytania wchodzące w skład 5W2H, czyli: 

  • Who? – Kto zgłosił problem? 
  • What? – Co jest problemem? 
  • When? – Kiedy pojawił się problem i na jakim etapie wystąpił? 
  • Where? – Gdzie doszło do wystąpienia problemu? 
  • Why? – Dlaczego doszło do wystąpienia problemu? 
  • How? – W jaki sposób powstał problem?
  • How much? – Jak problem wpływa na finanse przedsiębiorstwa i bezpieczeństwo pracy? 

Użycie pytań 5W2H pozwala pozyskać niezbędne informacje i lepiej zrozumieć problem. 

3D – Podjęcie natychmiastowych działań 

Podstawą trzeciego filaru metody 8D jest natychmiastowe odseparowanie klienta od problemu. Może to polegać na przykład na poinformowaniu klienta o problemie dotyczącym zakupionego przez niego produktu i przekazanie produktu do naprawy. 

4D – Ustalenie źródła problemu

Do ustalania źródła problemu wykorzystywane są na tym etapie narzędzia znane z innych metod, na przykład omówionej wcześniej metody 5WHY. 

5D – Opracowanie działań naprawczych 

Na tym etapie rozwiązywania problemu konieczny jest wybór najskuteczniejszego działania naprawczego, na które pozwala budżet przedsiębiorstwa. Niezbędne jest zaplanowanie działań, ustalenie harmonogramu ich wdrożenia, a także wyznaczenie odpowiedzialnych za postępowanie naprawcze osób i ustalenie sposobu monitorowania oraz częstości raportowania wyników. 

6D – Implementacja działań korygujących 

Szóstym filarem metody jest wdrożenie rozwiązania i monitorowanie jego efektów. 

7D – Zapobieganie pojawieniu się problemu w przyszłości 

Rozwiązania, które okazały się skuteczne, zostają wdrożone na stałe w celu zapobiegania występowaniu problemów w przyszłości. Na tym etapie następuje również zidentyfikowanie potencjalnych źródeł przyszłych problemów i wprowadzenie adekwatnych działań zapobiegawczych. 

8D – Raport końcowy 

Ostatnim elementem składowym metody 8D jest sporządzenie raportu końcowego z postępowania. 

Metoda rozwiązywania problemów przedsiębiorstwa 8D wskazuje również na konieczność docenienia pracy, jaką włożyły w proces naprawczy zaangażowane w niego osoby, a także znalezienia czasu na świętowanie sukcesu.