Plan ciągłości działania – jak go stworzyć?

zarządzanie

Ciągłość działania organizacji, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych, to kwestia, o jaką powinni zadbać wszyscy przedsiębiorcy liczący na odniesienie sukcesu w swojej branży. Przydatne w tym jest opracowanie planu ciągłości działania, który umożliwi sprawne reagowanie w nagłych sytuacjach. 

Nie ma znaczenia w jakim sektorze gospodarczym dana organizacja się obraca. Sytuacje kryzysowe mogą doprowadzić do strat finansowych, a nawet pojawienia się konsekwencji prawnych związanych z m.in. udostępnieniem danych poufnych. Nie ma zatem znaczenia czy nasze przedsiębiorstwo działania w branży rolniczej narażonej na zmienne warunki atmosferyczne i susze, czy specjalizuje się w systemach informatycznych często padających atakiem cyberprzestępstw. Dobrze sporządzony plan ciągłości działania pozwoli zapobiegać takim sytuacjom, a jednocześnie utrzymać poprawne funkcjonowanie firmy, bez konieczności podejmowania drastycznych kroków. 

Plan Ciągłości Działania w przedsiębiorstwie 

Plan Ciągłości Działania, a dokładnie Business Continuity Plan (BCP) to dokumentu, w którym zawarte są wszystkie możliwe sposoby na to, jak dana organizacja reaguje na sytuacje kryzysowe. Jednocześnie Plan Ciągłości Działania to narzędzie pozwalające na to, aby utrzymać prawidłowe funkcjonowanie firmy bądź szybko przywrócić mu pierwotny status. Co istotne jednak w przypadku opracowanego BCP – konieczne jest stałe kontrolowanie potencjalnych zagrożeń i nieustanne aktualizowanie planu. Tylko w taki sposób przedsiębiorcy z powodzeniem są w stanie uchronić się przed stratami finansowymi bądź koniecznością zamknięcia firmy. 

Głównym założeniem planu ciągłości działania w firmie, jest ochrona interesów firmy w czterech  najważniejszych filarach

  • biznesowym, 
  • finansowym, 
  • utrzymaniem wewnętrznych procedur, 
  • ochrona interesów kontrahentów organizacji. 

Jakie elementy składają się na stworzenie Planu Ciągłości Działania? 

Przygotowanie Planu Ciągłości Działania nie jest skomplikowanym procesem, gdyż można stworzyć dokument samodzielnie. Zaleca się jednak, aby poddać go weryfikacji firmie zewnętrznej, która przeprowadzi audyt i sprawdzi, czy opracowany BCP współgra z międzynarodowym systemem zarządzania ciągłością działania. 

Sformułowanie Planu Ciągłości Działania opiera się przede wszystkim na analizach przygotowawczych: 

  1. Analizie ryzyka RA – identyfikacja wszystkich zagrożeń dla procesów organizacji. Ocenia się negatywny wpływ poszczególnych zagrożeń na interesy firmy oraz kontynuacje działań. Dzięki temu możliwe jest opracowanie planu, który pozwoli zapobiegać takim sytuacjom lub łagodzić ich skutki. 
  2. Business Impact Analysys – BIA pozwala określić dokładne straty, jakie związane są z pojawieniem się zagrożenia. Do strat firmy zalicza się zarówno starty finansowe, utratę satysfakcji klientów oraz spadek wizerunku przedsiębiorstwa. 

System zarządzania ciągłością działania a BCP 

System zarządzania ciągłością działania to zbiór międzynarodowych zasad, które zapewniają wszystkim stronom danego sektora przedsiębiorstw (pracownikom, dostawcom, klientom) dostęp do pomocy w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej. System zarządzania ciągłością działania jest ściśle związany z Planem Ciągłości Działania opracowanym przed daną organizację. Ma ona celu ochronę firmy przed negatywnymi konsekwencjami różnego sytuacji awaryjnych i nagłych.

Sam system to zbiór scenariuszy, dzięki którym możliwe jest uruchomienie procedury i wykonywanie zadań chroniących dobro firmy w ściśle określony sposób. Podobnie jak w przypadku BCP, bazą w systemie zarządzania ciągłością działania jest analiza ryzyka wszystkich zagrożeń z jakimi może mierzyć się organizacja. 

zarządzanie

Poszczególne scenariusze działania powinny być jednak regularnie testowane pod kątem wykonywalności i efektywności, a w razie potrzeby – modyfikowane. 

Warto wiedzieć, że w przypadku systemów zarządzania ciągłością działania istnieją dokładne regulacje i wytyczne, jak plan BCP stworzyć. Jednym z nich jest norma ISO 22301. Wdrożenie wytycznych normy ISO 22301 to szansa na skuteczniejsze reagowanie w sytuacjach awaryjnych i lepsza ochrona firmy oraz jej interesów przed potencjalnymi stratami finansowymi lub wizerunkowymi. 

Certyfikacja normy ISO 22301 przy współpracy z doświadczoną jednostką certyfikującą zapewnia: 

  • przygotowanie przedsiębiorstwa na incydenty mające negatywny wpływ na jego sprawne funkcjonowanie, 
  • odpowiednie przygotowanie firmy w sytuacjach kryzysowych, 
  • możliwość podejmowania działań prewencyjnych, 
  • szybszy powrót do prawidłowego funkcjonowania. 

Opracowując Plan Ciągłości Działania należy dostosować go do specyfiki organizacji, a także jej możliwości finansowych czy personalnych. W czasach kryzysu lub nieprzewidzianych awariach, konieczne jest utrzymanie zarówno kondycji firmy, jak i wszystkich pracowników oraz kontrahentów.